Tercera Conferencia 1998


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Recursos Humanos Adultos (3)

Proceso de planificación y captación de Recursos Humanos

No podríamos dejar al azar la constitución de los recursos Hmanos indispensables para la buena marcha de una Asociación, y en su caso de la Federación, y el cumplimiento de sus objetivos, acogiendo simplemente a aquellos que se presentan de forma espontánea. No podemos tampoco dedicarnos exclusivamente a la cpatación interna (los rovers se convierten en responsables), sin desviarnos de la finalidad del Escultismo, que no es formar o producir edcadores o 'jefes' scouts, ni empobrecer el tejido asociativo privándolo de un aporte exterior. La constitución de los recursos adecuados será el resultado de una decisión política de la Federación, de la Asociación autonómica y de los Grupos Scouts y de una serie de acciones sostenidas y sistemáticas. Cada organismo scout, habida cuenta de su estructura, de sus efectivos y de su previsible evolución debe esforzarse en estimar sus necesidades en responsables y comprometerse de forma activa en planificar sus acciones de captación.

Para conseguir sus objetivos cada asociación debe disponer en todo momento de los recursos humanos necesarios para su funcionamiento y desarrollo. La captación de estos recursos hmanos y su mantenimiento a nivel óptimo de cantidad y calidad, exige de la asociación tner una visión clara de sus necesidades y comprometerse con na forma determinada en las acciones de planificación y captación.

Conforme al espíritu de la finalidad del Movimiento Scout, que se dedica al desarrollo de los jóvenes, se deberán incluir también, en puestos de responsabilidad, a responsable jóvenes.

El proceso de planificación y captación presenta una metodología que permite, de mnera sencilla y ordenada, detectar las necesidades de responsables que tiene la Federación, una Asociación o un Grupo Scout, captarlos, seleccionarlos e incorporarlos al Movimiento Scout.

Existe una dificultad para introducir los conceptos de planificación y captación, que que ASDE y sus Asociaciones federadas, así como las personas que coordinan los Grupos Scouts, está demasiado habituadas a cpatar a responsables por generación espontánea, con preferencia a los que provienen de la Sección de Rover. De esta manera, al no estar preparados los responsables asociativos para la captación sistemática en fuentes externas, la aplicación de este proceso exigirá un cambio de mentalidad y la adquisición previa de las habilidades que supone la nueva propuesta.

1. Planificación de Recursos Humanos )detección y estimación de necesidades)

Durante la planificación de necesidades se busca conocer la cantidad de responsables que necesita una Asociación y/o un Grupo y los conocimientos y habilidades que éstos deben tener para desempeñar las taras que se les encomendarán.

Esta planificación debe cubrir la totalidad de las funciones a cargo de los recursos hmanos. A saber, por ejemplo:

  1. La coordinación y animación de todas las Secciones.
  2. El apoyo y coordinación a estos responsables de Sección.
  3. La administración y gestión asociativa y de Grupos.
  4. La organización y dirección de acciones y eventos de formación.
  5. Los Comités, Consejos, equipos de investigación, etc.

Asimismo es necesario hacer una revisión de las tarea que corresponden a los responsables para saber si es necesario actualizarlas o cambiarlas por otras.

Cada Asociación y cada Grupo en particular, debe establecer su propia lista completa de funciones que deben ser cubiertas. Esta lista se comparará posteriormente con la situación actual y real de los responsables (puestos vacantes,, cambios, finalizaciones de compromisos, etc.) y con la evoluación a corto y medio plazo de la Asociación/Grupo, (por ejemplo, crecimiento de la Asociación en un 5%, etc.) y, a partit de estos tres elementos, estimar a corto plazo y medio plzo sus necesidades de responsables.

La planifiación determinará las necesidades específicas de captación de responsables, porque se sabrá cuantos responsables se necesitan, dónde se los necesita y cuáles son las características de los responsables buscados.

2. Definición de responsabilidades/cargos

Concretaremos las pisibilidades a desempeñar en un Grupo y una Asociación/Federación.

Cada Grupo/Asocación/Federación especificará las responsabilidades concretas en función de su organigramas que dependerán a su vez de las políticas asociativas/federativas en cada momento.

2.1. A nivel de Grupo Scout:

  • Coordinador de Grupo Scout.
  • Coordinadores de Secciones educativas.
  • Ayudantes de Coordinador de Seción educativa.
  • Ayudantes de Coordinador de Grupo Scout (Cada Grupo especificará las tareas concretas de cada Ayudante de Coordinador de Grupo a realizar).
  • Scouter de Apoyo (cada Grupo especificará las tareas concretas de cada Scouter de Apoyo a realizar).
  • Responsable de formación del Grupo.
  • Animador de la Fe/Consiliario.
  • Presidente del Comité de Grupo.
  • Tesorero de Grupo.
  • Secretario de Grupo.
  • Vocales del Comité de Grupo.
  • etc.

2.2. A nivel de Asociación/Federación

  • Presidente de la Asociación/Federación.
  • Vicepresidente de la Asociación/Federación.
  • Secretario de la Asociación/Federación.
  • Tesorero de la Asociación/Federación.
  • Coordinador Asociación/Federal de Recursos Humanos.
  • Coordinador Asociación/Federal de Animación y Programas.
  • Coordinador Asociación/Federal de Relaciones Internacionales.
  • Coordinador Asociación/Federal de Relaciones.
  • Responsabilidades técnicas y administraivas.
  • etc.

Será responsabilidad de cada Asociación federada la elaboración de un catálogo de perfiles que responda a sus necesidades y realidad asociativa. Este catálogo servirá de referencia en la planificación y captación de responsables.

Cada responsabilidad/cargo desarrollará las funciones implícitas al mismo.

3. Establecer el perfil ideal

Se rata de establecer un perfil definiendo un conjunto de cualidades psiquicas, intelectuales, morales, la competencias y las cualificaciones requeridas, el tipo de motivación, las cuallidades humanas y de relación, la edad y la experiencia anterior.

4. Confeccionar una lista de personas a contactar.

A partir del perfil ideal, se trata de componer una lista de personas, tan amplia como sea posible, que se acerquen al máximo a los criterios establecidos. Es indispensable no excluir a nadie, intentando ampliar el campo de búsqueda a las personas con las que no hubiéramos conectado automáticamente, basandonos en las características con las que hemos establecido el perfil anteriormente.

5. Seleccinar

Esta lista confeccionada anteriormente será redactada por orden, poniendo en primer lugar a las personas que se correspondean mejor con dicho perfil ideal. Esto nos dará una lista de personas con las que contactar.

6. Captar/encontrar a las personas definidas

Habiendo seleccionado varios candidatos, necesitaremos conocerlos individualemnte. La mejor forma de hacerlo es concretar una cita para verles desenvolverse en su terreno.
Esta captación se hará preferentemente citando a la persona para una conversación en su propio entorno. Se trata entonces de explicar las funciones y responsabilidades que se le desea proponer y las razones por las cuales nos dirigimos a ella.

La conversación, a lo largo de la entrevista, permitirá clarificar lo que se espera de ellas y los posibles problemas que puedan surgir. Si la persona está dispuesta a aceptar la proposición, la conversación se conclue con un primer acuerdo, dejando un tiempo de reflexión para ambas partes.

7. Formalizar el compromiso recíproco

Cuando una persona se compromete con la Asociación y/o Grupo para desempeñar en ella una responsabilidad durante un cierto tiempo, los compromisos de una y otra parte deben ser claros. Ambas partes tienen derechos y obligaciones, necesidades y expectativas, que deben clarificarse y aceptarse por ambas partes. La tarea precisada en el momento de la captación será será sobre las responsabilidades confiadas a la persona, sobre las condiciones en las que se desempeñará y sobre el tiempo que durará. Esto conlleva la negociación de un compromiso formulado en términos aceptados de común acuerdo.

Un compromiso en el que los plazos son fijados con antelación, ofrece numerosas ventajas frente a otro en el que el plazo no está determinado. Esto permite fijar para un período dado los objetivos a conseguir, los indicadores de realización o ejecución, los plazos y las modalidades de evaluación de la realización de estos objetivos. Es una garantía de movilidad de los responsables, que al finalizar las funciones, siendo perjudicial para la persona en cuestión y para el Movimientos Scout.

Se trata igualmente de clarificar las condiciones en las que la función será realizada: el apoyo disponible, los medios de formación, las normas internas, eventualmente la financiación, así como las exigencias de cuanto a cualificación y formación y de precisar la inversión de tiempo que se espera de parte de la persona que se compromete.

Todo esto constituye los términos de un compromiso recíproco, que denominaremos 'carta de compromiso'. Corresponde a cada Asciación y a cada Grupo fijar, según su tradición y las condiciones en las que opoera, las modalidades de elaboración y de conclusión de este compromiso y la forma concreta que podrá tener.

Por medio de este compromiso, el candidato confirmará su decisión personal de llevar a cabo una responsabilidad dentro del Escultismo, al igual que su adherencia a los objetivos del Movimiento Scout y a las normas de procdimiento de la Asociación, estableciendo las obligaciones recíprocas.

La Política de Recursos Humanos fija el principio el principio de una discusión y de la formalización de un acuerdo sobre los compromisos recíprocos de la Asociación y de la persona a la que se compromete.